Directives pour les événements organisés par un tiers

Les directives suivantes visent à confirmer l’impact positif des événements organisés par un tiers pour la Fondation du CUSM, ainsi qu’à protéger la réputation et l’intégrité du CUSM et des organismes qui y sont associé, en accord avec sa mission et son image publique. Comme partie intégrante de votre engagement à organiser un événement, nous vous demandons, à vous et tous les membres de vos comités de collecte de fonds, de réviser, d’honorer et de respecter ces directives.

Un événement organisé par des tiers englobe toute activité promotionnelle ou de collecte de fonds au profit de la Fondation, mais qui n’est pas organisé par la Fondation elle-même. Ces événements sont planifiés et organisés par des individus ou des groupes d’individus qui sont passionnés et motivés à faire une différence dans la vie des patients du Centre universitaire de santé McGill (CUSM).

  1. L’événement ne devrait pas, par association, avoir le potentiel d’influencer négativement l’image de la Fondation du CUSM ou du CUSM, ou entrer en conflit avec leurs missions et leurs objectifs. L’événement ne devrait pas influencer négativement les plans de financement annuels et à long terme de la Fondation du CUSM.
  2. Les organisateurs souhaitant organiser un événement de collecte de fonds pour la Fondation du CUSM doivent compléter et soumettre le Formulaire de demande pour un événement organisé par un tiers au moins huit (8) semaines avant la date prévue de l’événement ou de sa promotion. La Fondation du CUSM communiquera avec les personnes responsables de ces soumissions dans les sept (7) jours ouvrables suivant leur réception. L’annonce et la promotion de l’événement ne doivent pas avoir été faites avant d’en avoir obtenu l’autorisation par écrit.
  3. La Fondation du CUSM n’est pas responsable et n’encourra aucun coût en lien avec l’événement. Les organisateurs doivent obtenir tous les permis ainsi que les assurances nécessaires à la tenue de l’événement. Les coûts de l’activité ne devraient pas dépasser 30 % des fonds amassés (ex : les dépenses ne peuvent excéder 30 sous par dollar amassé).
  4. Les employés et les bénévoles de l’événement doivent être recrutés par les organisateurs, qui doivent comme eux s’identifier clairement comme bénévoles et non comme employés de la Fondation du CUSM.
  5. Conformément à sa politique de confidentialité, la Fondation du CUSM ne partage avec quiconque ses listes de donateurs pour quelque raison que ce soit.
  6. Les logos de la Fondation du CUSM sont des marques déposées; leur usage et leur reproduction non autorisés sont interdits. Chaque usage promotionnel comportant les noms et logos de la Fondation du CUSM doit être approuvé au préalable.
    1. La Fondation du CUSM est seule responsable de l’usage de ses noms et logos dans le cadre d’un événement de collecte de fonds.
    2.  Les organisateurs de l’événement doivent maintenir le plus haut niveau de qualité des logos et noms de la Fondation du CUSM lors de leur utilisation. Les logos seront envoyés suite à l’approbation de l’événement.
  7. La Fondation du CUSM refuse de s’associer ou d’appuyer tout événement organisé par un tiers qui ferait preuve de discrimination envers une personne ou un groupe de personnes sur la base du genre, de la race, de la classe sociale, du statut économique, de l’ethnicité, de l’orientation sexuelle, de l’âge ou d’un handicap physique ou mental.
  8. Les événements de collecte de fonds doivent maintenir des normes supérieures en matière d’éthique.
    1. Afin de garantir la sécurité et le bien-être de chaque bénévole et participant, l’événement doit être supervisé adéquatement et des procédures de sécurité doivent avoir été établies.
    2. Tous les fonds doivent être gérés de façon responsable par les organisateurs de l’événement.
  1. Les organisateurs comprennent que la Fondation du CUSM adhère aux critères d’émission de reçus d’impôt tels qu’édictés par l’Agence du revenu du Canada.  Plusieurs règlements doivent être respectés et des documents détaillés sont requis afin de pouvoir émettre des reçus. Vous devez parler avec un représentant de la Fondation avant votre événement pour en confirmer les détails et déterminer si vous serez en mesure d’offrir des reçus d’impôt.
  2. Les organisateurs ne peuvent en aucun cas ouvrir un compte bancaire incluant dans son nom les mots et acronymes «FCUSM», «MUHCF», «Fondation du Centre universitaire de santé McGill» ou «McGill University Health Centre Foundation» en lien avec l’événement.
  3. En acceptant les règles et conditions énoncées dans le présent formulaire, les organisateurs de l’événement comprennent clairement qu’ils acceptent toutes les responsabilités liées aux réclamations et demandes de quelque nature que ce  soit en dommages et intérêts concernant les individus et lieux entourant leur événement.
  4. Si l’événement est annulé ou connait des changements importants, les organisateurs doivent en avertir la Fondation du CUSM avant la date prévue.
  5. Si les circonstances l’exigent, la Fondation du CUSM peut en tout temps à travers ses directeurs et administrateurs décider d’annuler l’événement organisé par un tiers. En annulant l’entente prévue, les organisateurs de l’événement acceptent de libérer la Fondation du CUSM et ses employés et bénévoles de toutes responsabilités reliées de près ou de loin à l’événement.
  6. Une allocation de 10 % du montant total amassé lors de l’événement sera dédiée aux besoins les plus urgents de l’hôpital tels que définis par la Fondation du CUSM.

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